让工作效率UP起来


1.确定方向 不走冤枉路

俗话说：「马壮车好不如方向对」，这句话的典故来自春秋战国时期，有位夫子备了很多物品，欲前往南方楚国，便向路人问路，路人答：「此路非往楚国。」夫子说：「我的马很壮，没关系。」路人又再强调这不是去楚国的方向，夫子依然固执的说：「我的车很坚固。」路人只好叹息的说：「这不是往楚国的方向啊！」方向错误，再怎么努力都枉然。

仔细想想做这项工作的重点是什么，希望藉此得到什么结果，这样做之后是不是真的能得到想要的结果，与你的主管及上下游流程的同事一同讨论，再决定整个方向及流程。

小箴言

光是忙碌是不够的。问题在于：我们到底在忙些什么？


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2.做行事历及专案执行计划

事先做好计画表可以帮助你厘清想做完的事，你可以利用以下的工具：

‧电脑软体，例如Outlook内有计画表、行程表和日历。

‧日历或是商务日志。

‧自行设计的简单表格。

以一天的计画表来说，首先列出你必须做的事，这些是你今天的首要工作；然后再列出应该做的事，以及可以做但并不急于一时的事。然后评估各项工作所需的时间，再决定如何把时间分配到这些工作上。记住，应该把最重要的事情放在一天中状况最好的时间内去做。一天的时间规划完成后，可以延伸成一周的计画，决定一周内最重要及必须做的事。每天要确认行程是否照计画进行。

小箴言

知道计画何时开始，就开始列进度，但不要让做计划的时间取代了执行的时间。
----波士顿顾问公司副总裁史塔克（George Stalk）


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3.运用系统思考，工作分门别类进行

养成把握重点，循序渐进，集中力量的习惯，决定次序，从最重要的事情着手。我们必须先决定那一个工作比较重要，必须优先去做；那些比较不重要，可以缓办。不考虑优先次序所产生的另一结果，常是一无所成，而且被拖延或耽搁的事情，等之后再提出时，往往已失去时效性。

‧依工作的重要性决定完成工作的优先顺序。

‧依工作的重要性决定投入工作的时间。

‧同性质、同种类、类似性高的工作一次解决。

‧不断地思考是否有更有效率的工作方法。

‧避免用过大的手段达成较小的目的以造成浪费，如杀鸡焉用牛刀。

小箴言

不要浪费时间做「垃圾」工作，去做那些会增加你生产力的工作。
----心理学与行为专家罗贝塔‧罗史（Roberta Roesch）


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4.事前准备需周到

在工作过程中再花时间去寻找所需的资料或工具，只会事倍功半，徒增出错的机会。事前即将一切所需都准备好，即取即用。

‧随时准备好「最新」的资讯：「资料」的随时更新与增删，可以让我们永远掌握到最新的讯息，并随时将它做好整编、归类等的工作，以供我们随时掌握最新的状况，并可迅速做出正确的思考判断。

‧要有「工具库」的观念：随时将自己的「知识、经验、技能」等，做好转换成工具的观念，以便随时可以拿出来运用，或重新组合，以便缩短时间、提高效率，增加更多的成功机率。

‧寻找自己的「良师」：在公司内外寻求一群具备不同专业技能与职位的良师，藉由良师的经验、智慧与人脉关系，可以提供各类的协助。

小箴言

当你在做小事情的时候，你必须想「大事情」，以便让所有的小事情都能朝正确的方向前进。
----趋势专家艾文‧托佛勒（Alvin Toffler）


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5.不断学习新的知识与技能

在十倍速生涯里，工作变换得快，工作速度本身也快，加上外在环境及产业新知识加速产生，若不加紧学习脚步，就可能像老牛拖着重车，或是一个折旧严重的汽车却开在高速公路上一样，不仅充满了无力感，更会遭受时代无情的淘汰。「苦干」是成功的充分或基本条件，但它并不能保证成功，今天我们还要聪明工作，只有不断学习才能提升工作效率及创新。

不断学习对工作能力的增进很重要，综观古今中外成功人士，或是观察卓越企业的主管，主动发问、参加课程，甚至只是默默观察别人怎么做，都能从中学习到的新知与技术，再消化出更有效的做事方法与解决问题之道。

小箴言

今天要追求成功，和是否拥有能够开花结果的知识、知识多快能够开花结果成正比。
----企管顾问与作家毕德士（Tom Peters）


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6.创意使你轻松做事

有创造力，才不会为了一些问题苦思对策，在无例可循的情况下，急得像热锅上的蚂蚁，坐立难安。时时评估创意带来的好成果，在过程中你会领悟到，利用创意来解决问题是一种快乐而有趣的事，培养创意绝对是企业人必备的技巧之一。

培养创造力的方法有以下几种：

‧开放心胸，经常注意周遭的环境，就像科学家善于观察四周的一举一动，就可发现很多新方法能解决老问题。

‧检视所有可能的方案，千万别因「不可能」、「幼稚」、「没人成功过」或是「从没听说过」而轻易放弃。

‧善用自己的第六感，保有敏锐的感觉，放松身心，运用你的灵感，突破思维的限制。

‧抽离各个解决问题方案的精华，予以分类整理，再重新组合，看看彼此的关系如何，能否衍生出新的观点。

小箴言

现在的公司需要很多好点子才能应付各种改变，但往往斤斤计较员工是否准时上班。
----管理专家马克‧艾普勒（Mark Eppler）


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7.适当的e化工具辅助

高科技能帮助你节省时间，不过先决条件是要选对适合自己的，考量你希望他为你做什么？它对你有用吗？购买软体前你需先做研究，确定它的功能符合你的需求要让e化工具确实帮你提升效率，请遵循以下步骤：

‧请教同时熟悉科技产品与你的工作内容的高手，了解你正考虑采用的工具有哪些利弊，是否能节省时间、提升生产力，增加你的工作优势。

‧列一张采购评量表，跟卖场的销售人员再讨论一次。

‧花点时间赎练该工具的基本技巧，这时候所花的时间，将来都会加倍带来利益。

一般会使用的e化工具，包括电脑及各式管理软体、备份系统、电子邮件、网际网路（包含线上服务、全球资讯网、新闻布告栏等）、个人数位助理（PDA）、行动电话、扫描器等，即使平常使用的电话、传真机、录音机等，其实都有一些功能可以提升效率。

小箴言

如果你不了解科技，就永远不可能让科技成为你的帮手。
----新格无线通讯（Cingular Wireless）执行长史帝芬‧卡特（Stephen Carter）


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8.借用他人的时间

要让工作有效率，分工合作甚至找专家帮忙都是方法之一，授权是节省时间的终极武器，也是增加效率的法宝。投资一点时间常常和你的员工沟通，会产生很大的效益，尤其要让他们搞清楚状况，否则他们就不可能分摊工作负荷。

以下基本原则帮助你更有效地授权：

1.决定什么事要授权出去。授权和交托正常工作任务是不同的。授权是交付某人完成你的工作职责，但是你保有控制权，并负有责任。

2.说明清楚你要的结果。一般来说，被授权者都会用自己的方式去完成任务，如果你希望运用特定的方法来完成，一开始就要让对方知道。

3.清楚界定责任。确定对方了解他所应负的责任，如果他不了解任务及目标，或是不符合你的期望，要重新仔细检讨整件事。

小箴言

高绩效者会集中心力于解决问题，而不会集中心力于责怪问题的发生。
---Performance Sciences Corp.总裁查尔斯‧佳飞尔（Charles Garfield）


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9.适度休息消除压力

每份工作都有压力，我们的压力就在于自己的情绪管理上。情绪管理就像大禹治水一样，最好能够疏导，如果一股脑将不满情绪发泄在工作或同事身上，只会让工作受阻，代价更大。

丹尼尔‧高曼（Daniel Goleman）提出提升情绪智商的五个步骤：

1.我想成为什么样的人？想像一下几年后自己想成为怎样的人？思考一下自己典型的一天是什么样子？

2.我到底是谁？看清自己的弱点很重要，但也要了解自己的长处。

3.我要如何改变？拟定计画朝目标去改变，按部就班，从自我觉醒开始练习。

4.改变要如何持续？改变要靠实践，要一遍又一遍地提醒自己要打破过去的思考和行为模式。

5.找谁帮忙？要增进情绪管理的能力，一定要有人帮忙，创造支持我们改变的环境。

小箴言

在他人所轻蔑的事获得成功，是了不起的事。因为，这必须克服他人和自己。
---「笑傲职场」一书作者波德斯塔（Connie Podesta）


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10.适度休息消除压力

很多人都有一种错误的观念，以为多做一点事情，多花一点时间，就会有多一点代价。可是，人在筋疲力尽的状态下，反而容易犯错连连，也许隔天醒来，又要从头来过；这个时候，选择休息一天，或许工作效率会更高。而且，计划未必能完全按照期望进行，此时，在时间表上留白，就有其必要性。


小箴言

让每一分钟上紧发条，然后适时放松，让工作游刃有余，事业耀眼也能兼顾生活。
----大学研究公司执行副总裁里根（Lewis D. Eigen）